Informacja w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych

Informacja zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO


I.    Tożsamość i dane kontaktowe Administratora Danych:
Prokurator Regionalny w Łodzi
ul. Piotrkowska 151
90-950 Łódź


II.    Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:
Anna Trębska
tel. 42 664-92-40,
e-mail: iod@lodz.pr.gov.pl


III.    Cel i podstawa prawna przetwarzania danych, okres przechowywania danych, odbiorcy danych:

1.    Dane osobowe uczestników postępowań (strony postępowania i ich pełnomocnicy, świadkowie, biegli sądowi,  lekarze sądowi, ławnicy, mediatorzy, adwokaci i radcy prawni) oraz osób występujących w aktach prowadzonych postępowań, a nie będących ich uczestnikami

Uwaga: Na podstawie art. 2 pkt. 2 lit. d) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), do przetwarzania danych osobowych do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom - rozporządzenia nie stosuje się.

Cel przetwarzania danych osobowych: wykonywanie zadań w zakresie ścigania przestępstw oraz stania na straży praworządności.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Firmy sprawujące opiekę autorską oraz  usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

Uwaga: Administratorem danych przetwarzanych w ogólnokrajowych systemach teleinformatycznych powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury jest Prokuratura Krajowa.

Uwaga: Na podstawie art. 13 § 7 Ustawy Prawo o Prokuraturze, z dnia 28 stycznia 2016 r.(Dz. U. z 2017 r. poz. 1767 oraz z 2018 r. poz. 5), do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach lub systemach teleinformatycznych w ramach realizacji zadań, o których mowa w art. 2 (w zakresie ścigania przestępstw oraz stania na straży praworządności), przepisów art. 12–16, art. 18– 22 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), nie stosuje się.
(art. 149 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 24 maja 2018, Dz. U. z 2018 r. poz. 1000)



2.    Dane osobowe pracowników Administratora

Cel przetwarzania danych osobowych: Wykonywanie obowiązków pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych u Administratora;

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z przepisami szczególnymi zawartymi w Kodeksie Pracy oraz Ustawie o pracownikach sądów i prokuratury.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1383 ze zm.).

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: NBP realizujący wypłatę wynagrodzeń pracowniczych, ZUS, zakłady medycyny pracy,etc.

3.    Dane osobowe kandydatów do pracy

Cel przetwarzania danych osobowych: Przeprowadzenie procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu, za zgodą kandydata, dane mogą zostać wykorzystane do sporządzenia listy rezerwowej kandydatów.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
- art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie na potrzeby przeprowadzenia procesu rekrutacji jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - przetwarzanie danych kontaktowych oraz w celu prowadzenia listy rezerwowej kandydatów bądź wyrażonej chęci uczestnictwa w kolejnych naborach - odbywa się na podstawie zgody osób, których dane dotyczą;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 10 RODO - wobec danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu - odbywa się na podstawie zgody osób, których dane dotyczą;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – wobec szczególnych kategorii danych osobowych,jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO - odbywa się na podstawie wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą.

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Dokumentacja kandydatów, którzy w wyniku konkursu zostali umieszczeni na liście rezerwowej przetwarzana jest do czasu ogłoszenia kolejnego konkursu, nie dłużej niż rok. Dokumentacja pozostałych kandydatów przetwarzana jest do dnia zakończenia procesu rekrutacyjnego.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Administrator nie zamierza ujawniać danych osobowych żadnym odbiorcom, o których mowa w art. 4 pkt. 9 RODO.

4.    Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją umów na dostawy, usługi i roboty budowlane

Cel przetwarzania danych osobowych: Realizacja zawartej Umowy.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy oraz do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Administrator nie zamierza ujawniać danych osobowych żadnym odbiorcom, o których mowa w art. 4 pkt. 9 RODO.

5.    Dane osobowe przetwarzane w związku z udzielaniem zamówień publicznych

Cel przetwarzania danych osobowych: Przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego,w szczególności weryfikacja okoliczności uzasadniających wykluczenie Wykonawcy z postępowania.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. okres, o którym mowa w art. 97 ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku wykonawców, którym Zamawiający nie udzielił zamówienia. W przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza: okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Otrzymane dane osobowe mogą zostać ujawnione innym oferentom na zasadach określonych przepisami prawa w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej.

6.    Dane osób przetwarzane w związku z realizacją przepisów dotyczących dostępu do Informacji Publicznej

Cel przetwarzania danych osobowych: realizacja wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Firmy sprawujące opiekę autorską oraz  usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

Uwaga: Na podstawie art. 13 § 7 Ustawy Prawo o Prokuraturze, z dnia 28 stycznia 2016 r.(Dz. U. z 2017 r. poz. 1767 oraz z 2018 r. poz. 5), do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach lub systemach teleinformatycznych w ramach realizacji zadań, o których mowa w art. 2 i 3 § 1 pkt. 14 ( przepisów art. 12–16, art. 18– 22 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), nie stosuje się.
(art. 149 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 24 maja 2018, Dz. U. z 2018 r. poz. 1000)

7.    Dane osób przetwarzane w związku z prowadzeniem ewidencji interesantów

Cel przetwarzania danych osobowych: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, wynikających z art. 22 § 3 ustawy Prawo o prokuraturze (Dz.U.2017.1767 j.t.
ze zm.) oraz § 56 ust.1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dostęp do danych osobowych ma firma świadcząca usługi ochrony osób i mienia na rzecz Prokuratury.

8.    Wizerunek osób znajdujących się w obszarze objętym monitoringiem wizyjnym

Cel przetwarzania danych osobowych: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa;

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, wynikających z art. 22 § 3 ustawy Prawo o prokuraturze (Dz.U.2017.1767 j.t.
ze zm.) i § 56 ust.1 p. 8 Regulaminu wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz art. 222ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres przechowywania nagrań jest ograniczony pojemnością dysku, natomiast nie przekracza 3 tygodni.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dostęp do danych osobowych ma firma świadcząca usługi ochrony osób i mienia na rzecz Prokuratury oraz firma świadcząca usługi serwisowe.

Po okresie przechowywania dokumentacji w prokuraturze jest ona brakowana lub archiwizowana zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.), rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego  z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743) oraz kwalifikacją archiwalną wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt, regulowanego Zarządzeniem Prokuratora Generalnego.


IV.    Prawa osób, których dane są przetwarzane:

W związku z przetwarzaniem przez Prokuratora Regionalnego w Łodzi Państwa danych osobowych mają Państwo prawo (z wyjątkami wynikającymi z pkt. III) do złożenia wniosku o:
•    dostęp do danych oraz mogą Państwo żądać od Administratora informacji o celu i sposobie przetwarzania danych,
•    sprostowanie (poprawienia) danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
•    usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie,
•    ograniczenie przetwarzania w przypadku wątpliwości co do prawidłowości danych lub zasadności ich przetwarzania;
•    przeniesienie danych do innego administratora, o ile dane przetwarzane są na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany;

Osoba, której dane przetwarza Prokuratura posiada prawo do złożenia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest interes publiczny lub prawnie uzasadniony interes  Administratora. Administrator nie będzie już mógł przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże, że istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W tych przypadkach, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w tych przypadkach, gdy przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy prawa.


V.    Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz informacje o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych:
Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.


VI.    Informacja o wymogu podania danych:
Jeżeli cel przetwarzania danych wynika z przepisów prawa, podanie danych jest obowiązkowe. W pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji wymienionych celów przetwarzania danych.


VII.    Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 oraz istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą:
Administrator nie będzie podejmować decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym profilować przetwarzanych danych osobowych.